Logowanie

Miejsce dla Klientów Abonamentowych.

niepoprawny login lub hasło

KJU - Kontroling jako usługa

How are KjU ?

KJU - JAK PODCHODZIMY DO WDROŻEŃ?

KjU jest niestandardową usługą kontrolingową, która nie skupia się na sprzedaży nowych narzędzi zarządczo - kontrolingowych.  KjU to coś znacznie więcej. KjU nie proponuje szybkich zysków, pozornych oszczędności czy cudownych leków na płynność. Nie obiecuje cudów ale proponuje rozwiązania, których strategiczne korzyści i efekty  są rozłożone w czasie.  KJU zaprasza organizacje do  długoterminowej kooperacji w ramach biznesowego partnerstwa przy wykorzystaniu techniki IMDC (zob. KjU cześć 2 -  http://www.damiancyganik.pl/artykuly/kontroling-jako-usluga-kju-czesc-2/). 

Zanim przejdziemy do opisu poszczególnych faz wdrożenia KJU pozwolimy sobie na krótki wstęp dzięki, któremu będzie łatwiej je zrozumieć. KjU  jest unikatową metodologią w ramach, której konsultanci KJU  na samym początku  przyglądają się firmom  zanim zaproponują takie czy inne rozwiązania. Stoimy bowiem na stanowisku, że skuteczne i optymalne dla organizacji rozwiązania to takie, które biorą pod uwagę kulturę firm, style zarządzania, mity i historie opowiadane codziennie w przedsiębiorstwach, świadome ale też i nieświadome schematy zachowań organizacyjnych. Bez zrozumienia tej przestrzeni nie może być mowy o optymalnym wdrożeniu np. nowego ERPa, systemu budżetowania, innych systemów jak np. motywacyjnego. Dlaczego? Otóż wszystkie te narzędzia, systemy generują w mniejszym lub większym zakresie zmiany organizacyjne. Przy czym wcale nie mamy tu na myśli zmian polegających na redukcji personelu ale takich wydawałoby się trywialnych jak np. co zrobić z większą ilością czasu? Przytoczymy tu krótki przykład. W jednej ze znanej mi globalnej organizacji pracującej na SAPie po wyoutscourcowaniu pewnych czynności organizacyjnych do Indii (Bangalore) okazało się, że spora część finansowych kontrolerów produkcyjnych nie odnalazła się w nowym otoczeniu. Do tej pory mieli rutynową pracę. Co miesiąc szykowali raporty zarządcze, które następnie wyjaśniali np. tłumaczyli odchylenia od planów. Teraz to Hindusi zaczęli robić raporty a od kontrolerów zaczęto oczekiwać innych czynności o większej wartości dodanej. Przykład ten doskonale obrazuje sprawy, które powinny być brane pod uwagę zanim wprowadzi się ‘ulepszające’ zmiany.

To co właśnie jest największą przeszkodą w osiąganiu sukcesów z wdrożeń nowych narzędzi kontrolingu, systemów zarządczych klasy ERP jest nie samo przygotowanie projektu i jego techniczne wykonanie ale blokady organizacyjne przed zmianami. Organizacje są mniej podatne na kształtowanie i zmiany niż większość konsultantów  sobie o tym myśli. Do zmiany potrzebna jest przede wszystkim świadomość o istnieniu destruktywnych schematów interakcji jakie zachodzą w przedsiębiorstwie. Dopiero po ich zbadaniu i zaadresowaniu są możliwe do przeprowadzenia zmiany efektywne. KJU bierze wyżej wymienione istotne aspekty pod uwagę.

Jakież to mamy etapy wdrożenia KjU? 

[ETAP I] Audyt firmy

Jest niezbędnym i bardzo ważnym etapem, w którym doświadczony konsultant KJU/ zespół KJU,  w tym prawdopodobny przyszły opiekun firmy, dokonuje przeglądu aktualnych stosowanych rozwiązań. Przegląd odbywa się w zakresie takim jakim Klient sobie tego życzy.

Standardowo wykonywane są działania zmierzające do zmapowania aktualnych, rzeczywistych procesów w firmie. Nie chodzi tu o przeczytanie regulaminów, zarządzeń, podręczników budżetowych, używanych arkuszy kalkulacyjnych ale sprawdzenia jak w praktyce firma zarządza finansami. Gdzie faktycznie zapadają decyzje, kto korzysta i w jakim zakresie z raportów, które powstają w różnych działach i komórkach organizacji. Faza audytu musi być wspierana przez Głównych Decydentów Klienta, od których konsultanci KJU oczekują bardzo ścisłej współpracy. Od ich zaangażowania zależy jak i w jakim tempie  faza przebiegnie, czy konsultanci będą mieli właściwe warunki i atmosferę bez której zobaczenie prawdziwej siatki procesów nie może mieć miejsca.

Ważne jest to, że faza audytu nie ma nic wspólnego z badaniem finansowym jakie wykonuje audytor.  Przedmiotem badania nie są objęte zeszłe zdarzenia finansowe, księgowe ale rzeczywiste zachodzące w czasie analizy procesy zarówno, które są procesami świadomymi ale i też nieświadomymi, zwyczaje i kulturę firmy, w tym w jaki sposób zachodzą procesy nauki w firmie,  jakie postawy są wspierane a jakie nie w firmie, w jaki sposób rozwiązywane są konflikty. Z racji dużego doświadczenia konsultanci KJU są w stanie zauważyć sprawy jakich właściciele  i pracownicy nie widzą i nie doceniają, a które mają często destrukcyjny wpływ na rozwój firmy.

W wyniku procesu dogłębnego poznawania firmy i jej otoczenia  konsultanci KJU opracowują raport zastanego stanu. Wyrażają opinię co do możliwych kierunków przeprowadzenia zmian optymalizacyjnych z wykorzystaniem istniejących w firmie lub nowych narzędzi wspomagających zarządzanie finansami. Częścią raportu, o ile jest to możliwe, jest analiza porównawcza rozwiązań firmy do aktualnie dostępnych na rynku nowoczesnych wzorów tudzież branżowych liderów.

Czas trwania audytu jest pochodną oczekiwań Klienta, jego dostępności i umiejętności współpracy z konsultantami zewnętrznymi.

[ETAP II] Opracowanie rekomendacji i uzgodnienie planu zmian.

Jeżeli wstępne kierunki poprawy sytuacji w firmie zostaną zaakceptowane przez osoby decyzyjne konsultanci KjU na podstawie raportu z audytu, doświadczeń, wiedzy eksperckiej przystępują do opracowania szczegółowych scenariuszy zmian. Tu odbywa się faktyczna wycena fazy wdrożeniowej w tym szacunek zaangażowaniu osób po stronie klienta, planowane są szczegółowe harmonogramy wdrożenia projektu, ocenianie szanse i ryzyka, szacowane korzyści. Scenariusze mogą dotyczyć nietrudnych czynności np. eliminacji podwójnych systemów księgowości, ujednolicenia raportowania dla celów zarządczych, opracowania dedykowanego zestawu wskaźników KPI lub być bardziej głęboko ingerujące w firmę np. opracowania zupełnie nowego modelu kontrolingu dedykowanemu firmie. Wynikiem etapu II jest uzgodnienie i akceptacja jednego ze scenariuszy KJU do realizacji.

[ETAP III] Wdrożenie.

Zgodnie z ustaleniami z etapu II Zespół KJU w ścisłej kooperacji z Klientem wykonuje prace, które mają za zadanie implementację i uruchomienie wybranego scenariusza KJU. Mogą to być bardzo drobne ale istotne dla Klienta udoskonalenia.  Mogą to być wdrożenia, których konsekwencje będą miały fundamentalne znaczenie dla organizacji ale ich wdrożenie będzie rozłożone w czasie.

[ETAP IV] Utrzymanie oraz ciągłe doskonalenie.

Niezwykle cenną cechą usługi KJU jest to, że KJU oferuje usługi utrzymania wdrożonych scenariuszy oraz ciągłego podnoszenia jakości rozwiązań. Dzięki temu Klient ma gwarancję, że efekty prac wdrożeniowych będą nie tylko utrzymane ale też i udoskonalane. W ramach usługi utrzymania w zależności od wybranych rozwiązań abonamentowych  Konsultanci KJU mogą np. w uzgodnionych terminach i zakresie wykonywać przeglądy wdrożonych systemów,  oferować w trybie online swoją pomoc w obszarze doradztwa kontrolingowego, przygotowywać raporty, współuczestniczyć w procesach budżetowania
i wielu innych.

Usługa utrzymania to także ciekawa forma kredytowania usługi KJU. Istnieje bowiem możliwość rozliczania w czasie inwestycji fazy III w formie opłat abonamentowych. Dzięki temu firmy nie muszą ponosić nakładów na początku ale mogą je rozliczać  w czasie zgodnie z planowanymi wpływami.

Chcesz wiedzieć więcej skonktaktuj się z nami.

Zespół KJU